Comment les contacts doivent être configurés dans Odoo Contacts pour gérer les changements de personnel chez vos contacts aussi efficacement que possible dans votre propre fonctionnement.
Les contacts contiennent à la fois vos clients et vos fournisseurs. À la fois entreprises et personnes peuvent être configurés comme contact et reliés entre eux.
Je ne vais pas passer en revue tous les champs car la plupart sont évidents, mais je vais donner quelques conseils pour gérer vos données de manière cohérente.
Entreprises
Numéro de TVA
Lorsque vous souhaitez ajouter une entreprise, il est préférable de commencer par remplir le numéro de TVA sans espaces ni points. Cela permet de rechercher les données de l'entreprise dans une base de données internationale d'entreprises et de les remplir pour vous. Vous pouvez toujours modifier ces données par la suite.
Nom
Placez toujours la forme de société à la fin du nom et non au début. Cela vous évitera de devoir faire défiler une longue liste de 'SA ...' pour trouver la bonne entreprise.
Utilisez toujours l'adresse e-mail générale de l'entreprise (généralement info@...). Une adresse e-mail personnelle ou une adresse e-mail d'un département (par ex. comptabilité@...) peut être saisie plus tard auprès de la personne de contact ou du département.
Téléphone
Utilisez toujours la notation internationale (commençant par + suivie du code pays), sans caractères spéciaux (comme ( ) / .) et sans le 0 initial. Les espaces sont automatiquement ajoutés par Odoo pour la lisibilité en fonction du pays. Par exemple, +32479200100 est enregistré comme +32 479 20 01 00.
Utilisez toujours le numéro de téléphone général de l'entreprise (généralement un numéro fixe). Un numéro de téléphone personnel (GSM ou numéro direct) ou un numéro direct d'un département peut être saisi plus tard auprès de la personne de contact ou du département.
Langue
Si votre base de données est configurée pour plusieurs langues, votre contact recevra automatiquement les e-mails système dans la langue que vous sélectionnez ici.
Onglet Contacts
Dans l'onglet Contacts, vous pouvez ajouter les contacts pour cette entreprise. Cela peut être des personnes, des départements, des adresses de facturation, de livraison ou d'autres adresses.
Ici, vous pouvez toujours entrer l'adresse e-mail directe et le numéro de téléphone (GSM) pour chaque contact.
Contact
Utilisez ceci pour le contactpersonnes (gérants, représentants, acheteurs, ...).
Adresse de facturation
L'adresse e-mail d'une adresse de facturation est automatiquement utilisée par Odoo pour envoyer les factures et les rappels de paiement à cette entreprise.
Veuillez également toujours indiquer un nom général à l'adresse de facturation (par exemple, Comptabilité) et non un nom personnel.
Adresse de livraison
Une adresse de livraison peut être sélectionnée lors d'une commande d'un client. L'adresse de livraison sélectionnée et le numéro de téléphone correspondant seront affichés sur le document de livraison.
Veuillez également toujours indiquer un nom général à l'adresse de livraison (par exemple, Entrepôt Ranst) et non un nom personnel.
Autre adresse
Si une entreprise a plusieurs établissements sous une même entité cela peut être ajouté ici.
Veuillez également toujours indiquer un nom général à l'autre adresse (par exemple, Établissement Ranst) et non un nom personnel.
ASTUCE
Si vous utilisez Odoo Achat, nous vous conseillons de créer un contact séparé pour les commandes chez chaque fournisseur, avec l'adresse e-mail spécifique à laquelle votre fournisseur attend votre commande.
Il est préférable de donner également un nom général au contact pour les commandes (par ex. Achats, Commandes, Ordres, ...) et pas de nom personnel.
Même si les commandes doivent être envoyées à une adresse e-mail personnelle d'un représentant par exemple, il est préférable de créer un contact pour le représentant et un contact pour les commandes, éventuellement avec la même adresse e-mail.
De cette manière, vous pouvez toujours définir ce contact (par ex. Nom du fournisseur, Commandes) comme fournisseur dans l'onglet Achats sous 'Fournisseur' pour vos produits.
Avantages
- La commande arrive directement à l'adresse e-mail du contact de commande.
- Lorsque l'adresse e-mail pour les commandes change (par ex. lorsque le représentant change), vous n'avez qu'à ajuster l'adresse e-mail du contact de commande et non toutes les lignes d'achat pour tous les produits de ce fournisseur.