Wie Kontakte am besten eingestellt werden in Odoo Kontakte, um Verschiebungen im Personal bei Ihren Kontakten so reibungslos wie möglich in Ihrem eigenen Betrieb aufzufangen.
Kontakte enthalten sowohl Ihre Kunden als auch Ihre Lieferanten. Sowohl Unternehmen als Personen können als Kontakt eingestellt und miteinander verbunden werden.
Ich werde hier nicht alle Felder durchgehen, da die meisten offensichtlich sind, aber ich werde einige Tipps geben, um Ihre Daten konsistent zu verwalten.
Unternehmen
USt-IdNr.
Wenn Sie ein Unternehmen hinzufügen möchten, beginnen Sie am besten mit der Eingabe der USt-IdNr. ohne Leerzeichen oder Punkte. Dadurch werden die Daten des Unternehmens bereits in einer internationalen Datenbank von Unternehmen gesucht und für Sie vorausgefüllt. Sie können diese Daten jederzeit später anpassen.
Name
Setzen Sie die Gesellschaftsform immer ans Ende des Namens und nicht davor. So vermeiden Sie, dass Sie später durch eine ganze Liste von 'GmbH ...' scrollen müssen, um das richtige Unternehmen zu finden.
Verwenden Sie im Unternehmen stets die allgemeine E-Mail-Adresse des Unternehmens (meistens info@...). Eine persönliche E-Mail-Adresse oder eine E-Mail-Adresse einer Abteilung (z. B. buchhaltung@...) können Sie später bei der Kontaktperson oder der Abteilung angeben.
Telefon
Verwenden Sie immer die internationale Schreibweise (beginnend mit + gefolgt von der Ländervorwahl), ohne Sonderzeichen (wie ( ) / .) und ohne die führende 0. Leerzeichen werden von Odoo automatisch für die Lesbarkeit je nach Land hinzugefügt. Z.B. +32479200100 wird als +32 479 20 01 00 gespeichert.
Verwenden Sie im Unternehmen stets die allgemeine Telefonnummer des Unternehmens (meist eine Festnetznummer). Eine persönliche Telefonnummer (Handy oder Durchwahl) oder eine Durchwahl einer Abteilung können Sie später bei der Kontaktperson oder der Abteilung angeben.
Sprache
Wenn Ihre Datenbank für mehrere Sprachen konfiguriert ist, erhält Ihr Kontakt automatisch die System-E-Mails in der Sprache, die Sie hier auswählen.
Kontakte-Tab
Im Kontakte-Tab können Sie die Kontakte für dieses Unternehmen hinzufügen. Dies können Personen, Abteilungen, Rechnungs-, Liefer- oder andere Adressen sein.
Hier können Sie weiterhin die direkte E-Mail-Adresse sowie die Telefonnummer oder Handynummer für jeden Kontakt eingeben.
Kontakt
Verwenden Sie dies für Kontaktpersonen (Geschäftsführer, Vertreter, Einkäufer, ...).
Rechnungsadresse
Die E-Mail-Adresse einer Rechnungsadresse wird von Odoo automatisch verwendet, um die Rechnungen und Zahlungserinnerungen für dieses Unternehmen dorthin zu senden.
Bitte geben Sie hier auch immer einen allgemeinen Namen in die Rechnungsadresse ein (z. B. Buchhaltung) und keinen persönlichen Namen.
Lieferadresse
Eine Lieferadresse kann bei einer Bestellung eines Kunden ausgewählt werden. Die ausgewählte Lieferadresse und die zugehörige Telefonnummer werden auf dem Lieferdokument angezeigt.
Bitte geben Sie hier auch immer einen allgemeinen Namen in die Lieferadresse ein (z. B. Lager Ranst) und keinen persönlichen Namen.
Andere Adresse
Wenn ein Unternehmen mehrere Standorte unter derselben Einheit hat, können diese hier hinzugefügt werden.
Bitte geben Sie hier auch immer einen allgemeinen Namen in Andere Adresse ein (z. B. Filiale Ranst) und keinen persönlichen Namen.
TIPP
Wenn Sie Odoo Einkauf verwenden, empfehlen wir Ihnen, für jeden Lieferanten auch einen separaten Kontakt für Bestellungen mit der spezifischen E-Mail-Adresse zu erstellen, unter der Ihr Lieferant Ihre Bestellung erwartet.
Das Kontakt für die Bestellungen sollten Sie auch einen allgemeinen Namen geben (z. B. Einkauf, Bestellungen, Aufträge, ...) und keinen persönlichen Namen.
Auch wenn Bestellungen an eine persönliche E-Mail-Adresse eines z.B. Vertreters gesendet werden sollen, ist es am besten, einen Kontakt für den Vertreter und einen Kontakt für die Bestellungen anzulegen, eventuell mit derselben E-Mail-Adresse.
Auf diese Weise können Sie bei Ihren Produkten im Einkauf-Tab bei 'Lieferant' stets diesen Kontakt (z. B. Lieferantenname, Aufträge) als Lieferant einstellen.
Vorteile
- Die Bestellung wird direkt an die E-Mail-Adresse des Bestellkontakts gesendet.
- Wenn sich die E-Mail-Adresse für die Bestellungen ändern sollte (z. B. wenn der Vertreter wechselt), müssen Sie nur die E-Mail-Adresse des Bestellkontakts anpassen und nicht alle Einkaufsregeln bei allen Produkten dieses Lieferanten.